¿Necesitas elaborar nóminas? ¿Quieres crear nóminas manualmente sin tener un programa? Te vamos a enseñar como hacer una nómina, paso a paso y desde cero. Si has llegado hasta aquí sabrás que las nóminas son un documento obligatorio en la relación con los trabajadores que tengas contratados.
La mayoría de empresas disponen de personal dedicado (en ocasiones hasta un departamento laboral completo) que se encargará de llevar todo el cálculo de nóminas de los trabajadores. Esas personas gestionarán también la emisión y entrega de dichas nóminas. En este caso, utilizan programas de nóminas para agilizar esta ardua (y en ocasiones compleja) labor.
Pero hemos de indicar que no hace falta contar con un software laboral para realizar nóminas. Puede valer una simple hoja de cálculo de excel para hacer una nómina, sobre todo en el caso de que tus trabajadores no tengan casuísticas muy complejas o cambiantes. Si todos los meses entregas básicamente la misma nómina a tus empleados, todo lo que aprendas aquí te servirá.
En nuestro caso nos centraremos de cómo hacer una nómina estándar en España, ya que la legislación de cada país es muy diferente y no hay manera de realizar nóminas iguales en distintos paises.
¿Quieres elaborar una nómina? Vamos a verlo poco a poco.
En este artículo encontrarás...
¿Qué es una nómina?
Empezamos por algo muy básico (si ya sabes lo que son las nóminas puedes saltar al siguiente apartado).
Una nómina es un documento que los trabajadores deben recibir cada mes, y que debe indicar el sueldo que ha recibido ese empleado por el trabajo que ha realizado.
Esta es una definición un poco simplificada, ya que una nómina es mucho más que eso ya que en la práctica también es un tipo de factura en la que queda plasmada la relación laboral entre empleado y empresa con datos referidos a instituciones como:
- Aportaciones del trabajador a la Seguridad Social (SS).
- Retenciones del IRPF (impuesto sobre la renta de las personas físicas) que se le aplican al empleado.
¿Por qué son importantes las nóminas?
Porque ya seas empresario o autónomo, si tienes empleados tienes la obligación legal (y esto podría tener consecuencias negativas en caso de errores o incumplimientos) de entregarlas a los trabajadores y de que sean correctas. Además, las nóminas forman parte de la contabilidad de la empresa a efectos legales.
¿Qué necesito saber para hacer una nómina?
Antes de nada, necesitarás conocer algunos conceptos laborales básicos. No son complejos, pero no se puede hacer una nómina sin tener estas nociones.
No te asustes si los siguientes puntos te parecen complejos o no tienes ni idea de cómo aplicarlos. Más adelante te enseñaremos a elaborar una nómina sencilla y estándar. Una vez que la tengas clara, quizás necesites aclarar algún término en concreto que no se ajuste al caso más sencillo, pero básicamente tendrás una nómina funcional para tus necesidades.
¿Qué es un tipo de contrato?
Hay varios tipos de contrato que te sonarán:
- Contratos de jornada parcial
- Contratos de jornada completa
- Contratos de duración determinada
- Contratos indefinidos
- Contratos de relevo
- Contratos de formación
El tipo de contrato implica varias cosas además:
- El porcentaje de cotización a la Seguridad Social.
- El tanto por ciento de IRPF que hay que retener del sueldo al trabajador.
Cual es la situación personal del trabajador
A la hora de hacer una nómina hay que saber algunos datos personales del empleado como pueden ser:
- Si está casado, soltero o viudo
- Si tiene hijos
- Si tiene personas a su cargo
Todo ello también repercutirá en el cálculo del IRPF, que veremos más adelante.
Convenio colectivo que se aplica
El convenio colectivo que se aplique al trabajador establecerá una serie de mejoras en las condiciones de trabajo, que han de cumplirse por ley, siendo varias de ellas importantes para hacer la nómina:
- Complementos salariales
- Cobro de horas extras
- Percepciones no salariales (dietas, por ejemplo)
Las pagas extra pueden estar prorrateadas (repartidas a lo largo de todo el año) o entregarse en momentos determinados. De cómo sean también dependerá el cálculo de IRPF.
Grupo de Cotización del trabajador y su categoría profesional
Las bases de cotización a la Seguridad Social que se aplica dependerán de estos factores.
¿Cómo crear una nómina?
¡Vamos a la práctica! A continuación iremos haciendo una nómina sencillita por partes y paso a paso. ¿Te apuntas?
Encabezado de la nómina
Legalmente la parte de encabezado de la nómina ha de reflejar los siguientes datos:
- Datos de la empresa
- Datos del trabajador
- Periodo de liquidación
Vamos a ver qué datos hacen falta en concreto.
Datos de la empresa
En las nóminas deberán aparecer varios datos de la empresa:
- Nombre legal de la empresa
- Su domicilio fiscal
- CIF
- Código de cuenta cotización: Este dato igual no sepas cual es, pero es un número que asigna la Tesorería General de la Seguridad Social a los empresarios responsables de pago de cutas a la Seguridad Social.
Datos del trabajador
También han de aparecer algunos datos del empleado al que concierne dicha nómina:
- Nombre completo
- Su DNI
- Su número de afiliación a la Seguridad Social
- Categoría/Grupo Profesional
- Grupo de Cotización
- Fecha de antigüedad (fecha en la que entró a la empresa)
- Código de Contrato
Periodo de liquidación
El periodo de liquidación de una nómina es algo tan simple como a qué fechas de trabajo corresponde esa nómina:
- Fecha de inicio
- Fecha de finalización
- Número de días
Apartado de devengos
En esta parte es donde se incluyen los conceptos salariales que se aplican a lo trabajado por el trabajador ese mes. Es lo que cobra en bruto el empleado (sin aplicarle deducciones).
El salario bruto de un trabajador es la suma de los conceptos salariales. En la nómina esto aparecerá como “Total Devengado”
Tipos de devengos
Hay dos tipos de devengos aplicables en esta sección:
- Percepciones salariales
- Percepciones no salariales
Aunque puedan parecer obvias, vamos a verlas en mayor profundidad.
Percepciones no salariales
Empezamos por las más “raras” que posiblemente no se den en el caso de una nómina estándar. Las percepciones no salariales no cotizan a la Seguridad Social (luego verás este cálculo). Y pueden ser varias:
- Indemnizaciones o suplidos
- Prestaciones de la SS
- Suspensiones
- Despidos
- Dietas, pluses de transporte o kilometraje
Percepciones salariales
Estas son las más habituales. Son, sencillamente, las percepciones económicas que recibe el empleado por hacer su trabajo. Puede ser en dinero (lo más normal), en especie o a través de pluses. Cualquier de las percepciones salariales cotizan a la Seguridad Social. Vamos a ver los tipos de percepciones salariales en detalle.
Tipos de percepciones salariales
Básicamente hay cuatro tipos de percepción salarial que puede recibir un trabajador:
Salario base
Es la cantidad de dinero que el trabajador va a percibir por los días trabajados. Nunca puede ser inferior a lo que establezca el convenio colectivo aplicado.
Complementos salariales
Son cantidades extraordinarias que recibe el trabajador. Pueden ser de lo más variado:
- Plus establecido por el convenio
- Plus de antigüedad (trienios, cuatrienios)
- Plus de nocturnidad
- Plus de peligrosidad
También son complementos salariales los “extras” que reciba el trabajador si su salario es variable (fijo + objetivos). Estos pueden ser personales (Ad personam) o de trabajo (conjuntos de un departamento o de la plantilla).
Todo exceso de horario laboral ha de abonarse como horas extraordinarias y han de figurar en la nómina.
Como ya dijimos antes las pagas extra pueden abonarse de forma prorrateada (distribuidas mes a mes) o de manera puntual. Por ello se habla de sueldo a 14 pagas o a 12 (si son prorrateadas). La elección de una forma u otra de pago depende tanto del convenio como del acuerdo (si lo hubiere) entre empresa y empleado.
Mejoras voluntarias
Todo lo que sea sueldo en especie deberá aparecer aquí, siempre teniendo en cuenta que nunca esta cantidad debería ser mayor que el 30% del total de salario bruto.
Deducciones
Tras el encabezado de la nómina y los devengos llegamos al tercer bloque de una nómina y uno de los más temidos, ya que implica realizar cálculos. Pero ya verás como en los casos más sencillos se puede realizar fácilmente.
Las deducciones son las cantidades que legalmente deben descontarse de los devengos, dando como resultado finalmente al salario neto del empleado (lo que cobrará en dinero líquido).
Tipos de deducciones aplicables a una nómina
Hay diferentes clases de deducciones que hay que tener en cuenta. Todas ellas se calculan de manera individual, para luego sumarse y obtener el total a deducir del salario bruto.
Aportaciones a la Seguridad Social
Su nombre completo sería “Aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social y recaudación conjunta”. Simplificando son las aportaciones que el trabajador debe hacer a la Seguridad Social. Son:
- Contingencias comunes: 4,70%
- Desempleo: 1,55% (para contratos de tipo indefinido) y 1,60% (para los de duración determinada)
- Formación profesional: 0,10%
- Horas extraordinarias normales: 4,70%
- Horas extraordinarias de fuerza mayor: 2%
Aquí te dejamos más información sobre las aportaciones a la Seguridad Social.
IRPF
Este dato se calcula según la situación personal del trabajador y sus ingresos. No existe un mínimo a tributar en IRPF, salvo que se trate de un contrato temporal inferior al año, en cuyo caso se aplicará una deducción mínima del 2%.
Anticipos
Sólo hay que incluirlo en la nómina si la empresa adelanta algún salario al trabajador.
Valor de los productos que se reciban en especie
Si hay pago en especie, deberá indicarse su valor.
Otras deducciones
Casos diferentes como:
- Cuotas sindicales.
- Devolución de préstamos que la empresa hiciese al trabajador.
Cálculo de las bases de cotización
En el pie de la nómina deben aparecer las bases de cotización (quizás la parte más importante de una nómina). Suelen aparecer bajo un título como este “Determinación de las B. de Cotización a la S.S. y conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa”.
Existen tres grupos de bases de cotización
Base de cotización por contingencias comunes (BCCC)
Se calcula con la fórmula:
BCCC = Salario Base + Complementos salariales que cotizan a la S.S. + Prorrateo de pagas extras
Lo único peculiar de este cálculo es que el cálculo de prorrateo de pagas extras ha de hacerse aunque el trabajador no las cobre prorrateadas, ya que el pago a la Seguridad Social si se hace mes a mes.
Base de cotización por contingencias profesionales y de recaudación conjunta (BCCP)
BCCP = BCCC + Valor de horas extras que se hayan realizado
Esta base de cotización se usa para calcular la base de accidentes de trabajo, desempleo, formación profesional y el Fondo de Garantía Salarial (o FOGASA).
Base de cotización sujeta a la retención del IRPF (BCIRPF)
BCIRPF = Total Devengado – Cantidades exentas de IRPF
Las cantidades exentas de IRPF podrían ser dietas, productos en especie o indemnizaciones. Si te
Calculo de deducciones
Una vez que hemos visto los diferentes tipos de base de cotización, y lo sabemos calcular deberemos calcular también las aportaciones a la Seguridad Social que deberemos hacer en función de ellas que serán:
- Deducción por contingencias comunes: un 4,70% de la BCCC
- Por desempleo:
- 1,55% de la BCCP si el contrato es indefinido
- 1,60% de la BCCP si es de duración determinada
- Por formación: el 0,10% de la BCIRPF
En el caso hipotético de haberse hecho horas extras, se aplicarían las siguientes deducciones:
- Horas extras normales: un 2% del pago de horas extras de carácter normal
- Horas extras de fuerza mayor: un 4,7% del pago de horas extras de esta índole
Cálculo de la base de IRPF de la nómina
El cálculo del IRPF que se aplica a cada trabajador es con seguridad lo más difícil de hacer una nómina. Esta retención, como antes has visto, depende varios aspectos. Lo mejor es que uses la calculadora de IRPF que la misma Hacienda pone a nuestra disposición. Este dato (un porcentaje) que nos dará será el que apliquemos sobre la base de retención del IRPF en nuestra nómina. Es un dato que salvo cambios personales del trabajador o en sus condiciones sólo tendrás que calcular una vez por cada empleado.
Cálculo del líquido a percibir
Una vez hecho todo esto, aparecerá en la nómina otro apartado con varios resultados situados normalmente de izquierda a derecha.
Remuneración total
La cantidad de salario mensual por la que se cotiza. Si el empleado tiene las pagas prorrateadas será la BCCC y si no, será la BCCC si el prorrateo.
Pagas Prorrateadas Extra
- Si el empleado tiene las pagas extra prorrateadas: se dejará vacío
- Si no las tiene prorrateadas, aparecerá la cantidad que se prorratea (total de pagas extra por doce).
Presentación del resto de datos ya calculados
Añadiremos algunos campos más con datos que ya hemos calculado antes:
- Base de Cotización a la Seguridad Social
- Base de Contingencias Profesionales
- Base de IRPF
- Total Devengado
- Total a Deducir
Finalmente aparecerán varios datos más:
- El Líquido a Percibir
- La fecha de ingreso de la nómina al trabajador
- Datos bancarios de ingreso (la entidad y el número de cuenta del trabajador)
- El sello de la empresa o la firma del empresario
- Firma del trabajador, como demostración de haber recibido la nómina.
Pie de la nómina
¡Aún no hemos acabado! Quedan unos pocos cálculos que debemos realizar y que son el reflejo de lo que la propia empresa paga por cada empleado. Aunque hemos de decir que no es obligatoria esta parte. Aún así es recomendable hacerlo y los cálculos son muy sencillos de hacer. Esta parte ha de reflejar una tabla con el concepto, base, tipo y total a aportar de la empresa de varios conceptos:
- Contingencias comunes: el 23,6% de la base de contingencias comunes del trabajador
- Base de contingencias profesionales: el 1,35%
- Desempleo:
- 5,5% de la BCCC del trabajador para contratos fijos
- 6,7% para contratos temporales
- Formación profesional: el 0,6% de la BCCC del empleado
- Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): el 0,2% de la BCCC
Esperamos que este artículo sobre como hacer una nómina te haya resultado interesante.
Como hacer una nómina
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