Conciliación bancaria

Si has llegado a esta web es porque quieres conocer en profundidad qué es la conciliación bancaria, pues ¡prepárate! que no vamos a dejar aspecto sin explicar de ella. ¡Vamos allá!

¿Qué es la conciliación bancaria?

Es un proceso en el cual se comparan, ya sea manualmente o de forma automatizada, apuntes contables indicados en la contabilidad de la empresa respecto a los movimientos de su(s) cuenta(s) bancaria(s).

Se trata de un proceso tedioso si se realiza “a mano” y que si se hace de una manera más automatizada es conveniente llevar a cabo también alguna tarea de revisión posterior; esto último se debe a que aunque el software que lo realice esté perfectamente desarrollado y configurado, siempre puede haber algún fleco, detalle o casuística que se le escape.

¿Para qué se hace?

Es sencillo de entender: la conciliación bancaria es una tarea que sirve para poder encontrar errores en la contabilidad de un negocio. De ese modo podremos ponerles remedio a tiempo. Por supuesto, si hablamos desde un punto de vista más formal se podría decir que la conciliación forma parte del control financiero y contable de la empresa.

No se trata tanto de hacer coincidir los saldos de la empresa con los saldos de los extractos bancarios, más bien es identificar dónde hay diferencias para tenerlas en cuenta, ya sea para su subsanación o al menos que no queden en el tintero.

¿Para qué se hace?

Es sencillo de entender: la conciliación bancaria es una tarea que sirve para poder encontrar errores en la contabilidad de un negocio. De ese modo podremos ponerles remedio a tiempo. Por supuesto, si hablamos desde un punto de vista más formal se podría decir que la conciliación forma parte del control financiero y contable de la empresa.

No se trata tanto de hacer coincidir los saldos de la empresa con los saldos de los extractos bancarios, más bien es identificar dónde hay diferencias para tenerlas en cuenta, ya sea para su subsanación o al menos que no queden en el tintero.

¿Es obligatorio para las empresas?

No lo es. Pero si que se puede considerar más que recomendable. Una empresa que quiera llevar bien gestionadas sus cuentas debería plantearse realizar conciliaciones bancarias de manera habitual y hacerlas formar parte de sus procesos periódicos.

Beneficios de hacer una conciliación bancaria

Está claro que todo se podría resumir en un “mayor control financiero empresarial”, pero si queremos ser más específicos diríamos que nos puede otorgar estos beneficios:

• Mayor control de la economía empresarial.
• Certidumbre en cuanto a que la información que plasma nuestra contabilidad es fidedigna. Al final, este aspecto es muy importante, ya que nos ayudará de manera significativa en la toma de decisiones estratégicas.
• Tener la contabilidad totalmente actualizada: Dependiendo de lo frecuentemente que hagamos la conciliación, sabremos que nuestra contabilidad está totalmente controlada hasta esa fecha.
• Estar blindados ante posibles inspecciones. Esto es algo que no es que sea exclusivo de las conciliaciones bancarias, todo lo que suponga un mayor control de la contabilidad de la empresa supondrá estar más seguros ante cualquier inspección a la que nos someta.

¿Cómo se hace manualmente?

El proceso en si no tiene mucha dificultad, aparte del tiempo que lleva, simplemente tendremos que tener a mano dos elementos:

1. Los extractos bancarios que nos emite el banco, entre las fechas que nos interese conciliar. Antiguamente se enviaban por papel pero lo normal es que ahora podamos descargarlos por internet o como mínimo consultarlos en la pantalla del ordenador.
2. El programa de contabilidad, pudiendo ver y modificar los datos de los apuntes contables y asientos.

A partir de ahí deberemos ir repasando y punteando los datos de los extractos bancarios, uno a uno, con lo que nos aparece en el software contable.

Evidentemente habrá que realizar una conciliación bancaria por cada entidad bancaria con la que trabaje la empresa. Y en el proceso de conciliación deberemos estar atentos a que la información plasmada en la contabilidad respecto a la entidad bancaria “teórica” coincide.

Adicionalmente es más que recomendable que tengamos también a mano el documento generado en la última conciliación bancaria (ya sea del mes anterior, del día anterior, del trimestre, etc). De esta forma y con una sencilla comprobación de saldos verificaremos si los posibles descuadres pertenecen a este período o si venían arrastrados de alguno anterior.

Problemas con los que nos encontraremos a la hora de hacer la conciliación

Aunque la casuística es grande, hay algunos casos que son más que evidentes y se suelen dar:

• Cambios en los datos del ordenante o que directamente no sepamos a qué o quién corresponden.
• Importes que no coinciden con lo que nos indican los asientos: No es del todo extraño que sobre todo si recibimos transferencias por ejemplo pueda haber errores en las cantidades económicas a abonar.
• Errores de mecanización: es evidente que no somos perfectos y que cometemos errores, en ocasiones veremos que los descuadres en la conciliación bancaria tienen una explicación tan obvia como que introdujimos mal un apunte.
• Equivocaciones por parte del banco. Aunque no recomendamos echar de primeras la culpa a los bancos de errores en la conciliación, siempre cabe la posibilidad de que comentan algún tipo de error de tipo administrativo. Siempre tendremos la opción de consultarles.
• Importes asociados a otros movimientos. Puede ser que la causa del descuadre no sea un error propiamente dicho, y que el problema sea que hay otro movimiento previo mal asignado.

Has de tener en cuenta que cuanto más tiempo haya pasado de los movimientos que nos están causando problemas más difícil será ponerles solución.

¿Y si no encuentro el problema de un descuadre en la conciliación?

Aunque no es lo más recomendable en ocasiones el descuadre no es posible de subsanar, para ello haremos uso de una “herramienta contable” como es la partida conciliatoria, un recurso que nos permite aplicar el propio descuadre a un nuevo apunte. Pero por supuesto, esto debe ser nuestra última opción.

Aquí tienes Algunos Trucos

Vamos a ver en este caso algunos tips y consejos a la hora de ponerte a hacer la conciliación bancaria:

• Antes de empezar ten todas las contraseñas de los bancos disponibles. En ocasiones este tipo de plataformas web presentan cierta dificultad a la hora de acceder, pueden solicitar tarjetas de claves, complicados passwords o incluso validación mediante el número de teléfono asociado. Por ello, una vez que nos sentemos a realizar una conciliación bancaria conviene tener todo dispuesto para acceder sin problemas.
• Si tu empresa tiene comerciales y usan tickets, es conveniente que los hayas pedido unos días antes. De esa forma, y dado que es un aspecto que suele considerarse poco importante, adelantándonos será más fácil que los tengamos en este momento.
• Conciliación por períodos: es muy recomendable que comprobemos el saldo previo al período que vamos a conciliar ahora, así estaremos seguros de que cualquier fallo no viene arrastrado de tiempo atrás.
• No sólo hay que hacer conciliación de las cuentas bancarias. Si dispones de cajas, también sería una muy buena idea tener en cuenta estas.
• Analizar cualquier descuadre que nos encontremos. Para ello conviene elaborar un protocolo de “errores” (más arriba en el apartado de “Problemas con los que nos encontraremos a la hora de hacer la conciliación”, tienes una lista de situaciones normales que te puede ayudar a dicha elaboración). De este modo iremos descartando circunstancias (de las más habituales a las que menos lo son).

¿Cada cuánto hay que realizar la conciliación bancaria?

Al no ser obligatorio, no hay una regla fija. Dependerá en gran medida de las singularidades de cada empresa. Pero por regla general se suele hacer mensualmente. Al ser un proceso tan sumamente tedioso es conveniente no acumular demasiados meses para hacerlo. Aún así podríamos decir que como mínimo de forma trimestral convendría que hagamos una conciliación.

No es raro tampoco encontrar casos que realizan esta conciliación bancaria diariamente, como te decimos es una decisión que deberá evaluar la persona o personas implicadas en gestionar la contabilidad empresarial. Por ejemplo en una empresa pequeña que tenga pocos movimientos en la cuenta bancaria no tiene demasiado sentido dedicar unos minutos a esto cada día, es preferible dedicar un rato mensualmente.

¿Quién hace la conciliación bancaria y quién es su responsable?

Lo más lógico es que sea la misma persona que realiza habitualmente la contabilidad y de ese modo sea considerado responsable de esa tarea. En organizaciones grandes puede requerirse de varias personas para llevar la contabilidad, pero debería establecerse que una de ellas sea en concreto quien se encargue de las conciliaciones bancarias. Ni que decir tiene que debe ser alguien más que familiarizado con la contabilidad de la empresa.

En el caso de empresas que tengan externalizada la contabilidad (ya sea con asesorías, gestorías, etc.) deberían ser ellos quienes se encarguen también de esta tarea, pero realizando una segunda comprobación por parte de la empresa.

Conciliación bancaria automatizada

¿Todos los programas de contabilidad y ERPs lo hacen?

¡En absoluto! Siempre podremos realizarlo manualmente y modificar los apuntes que estén incorrectos en cualquier software de contabilidad que utilicemos, por anticuado que esté, eso por supuesto, pero de hecho en la actualidad no abundan los programas que realicen esta operación contable. Y yendo un poco más allá; te diremos que algunos de los programas que hemos probado a lo largo de los años son un poco contraproducentes. Me explico: pueden llegar a hacer el proceso de manera más o menos automática pero su % de error es significativo. Ahora bien, no te preocupes, todo el software que aparece en esta web es totalmente funcional y mejorará la productividad de tu empresa o despacho profesional. Es evidente que el 100% de efectividad es muy complicado de alcanzar, pero en los casos concretos que aquí te enseñaremos se acercan bastante a esa cifra.

¿En qué consiste la conciliación bancaria automatizada?

De manera genérica te diremos que es el proceso o conjunto de procesos que simplifican la tarea de la conciliación bancaria. Siempre hará falta un mínimo de configuración inicial de dichos procesos, así como una pequeña revisión a posteriori de las operaciones realizadas.

Ventajas de la conciliación bancaria automatizada

Vamos a ver las principales ventajas que conlleva que la conciliación bancaria sea automática:

• El más evidente puede ser que se ahorra muchísimo tiempo. Cualquier empleado que haya realizado esta tarea te podrá explicar que es un trabajo arduo y monótono, que se tarda más tiempo del debido en hacerse. Un software de conciliación bancaria te permite precisamente ahorrar recursos de tiempo de tus empleados que al final, también supone un ahorro económico, ya que puede dedicar ese tiempo ahorrado en otras tareas más productivas.
• Se puede realizar mucho más a menudo: al tratarse de un proceso automático que lleva menos minutos realizar podremos realizar esta tarea con una frecuencia mucho mayor. Con ello conseguimos que la posibilidad de que haya errores sea menor y que si se diesen serán mucho más recientes, que cómo hemos visto, suelen ser más sencillos de subsanar que si ha pasado mucho más tiempo.
• Todo lo que suponga evitar el soporte papel suele tener un menor índice de problemas, ya que los documentos físicos tienden a estropearse, volverse ilegibles por la mala calidad de la tinta o simplemente es fácil que se extravíen.

Formas de hacer una conciliación bancaria automatizada

En el software que actualmente se comercializa podríamos decir que hay básicamente dos opciones diferenciadas a la hora de realizar la conciliación bancaria automatizada, vamos a ver ambas.

Mediante importación de archivos

Esta es la más arcaica y menos cómoda. Muchos programas de contabilidad y/o ERPs permiten importar los archivos (desde hace muchos años) que se pueden descargar de cada plataforma bancaria. En ellas hay siempre una opción de filtrar los datos entre fechas y bajarse un archivo en formato Excel (XLS o XLSX), CSV, .Q43 (norma bancaria) u otros formatos de texto plano. Esto no es una opción muy óptima, ya que nos obliga a validarnos cada vez en la plataforma, navegar por los menús, filtrar por los datos que nos interesan, descargarlos al PC e importarlos desde nuestro propio software. Como ves no es lo más cómodo del mundo y lleva bastante tiempo.

Software con conexión nativa a los bancos

Sin lugar a dudas es la opción óptima para nosotros, y es que hay algunos programas informáticos que son capaces de conectarse de manera muy sencilla a nuestras cuentas del banco (o las de nuestros propios clientes). Para ello utilizan una serie de APIs (bibliotecas y funciones de programación) totalmente seguras que los propios bancos ponen a disposición de los desarrolladores web.

Este es un proceso que te resultará familiar si por ejemplo has utilizado apps de las muchas que hay sobre Fintech. Por citar un ejemplo, podríamos hablar de Fintonic, en la que tú te identificas una vez por cada entidad bancaria que quieras sincronizar con la app y a partir de ahí ya tendrás toda la información disponible.

En el caso de los programas de software contable, algunos pueden hacer esto mismo: nos darán la posibilidad de validarnos en diferentes plataformas bancarias (normalmente bancos españoles) y a partir de ahí ya tendremos una conexión perpetua con el banco que le permitirá al software descargar la nueva información que desee.

Ni que decir tiene que esta es una forma ideal de trabajar, simplifica muchísimo los procesos. Y también hay que recordar que todas las conexiones de este tipo cumplen unos estándares muy altos en cuanto a seguridad informática que superan por ejemplo la seguridad que tenemos a la hora de acceder mediante un navegador web.

¿Entonces, es lo mismo un agregador bancario y la conciliación bancaria?

No, agregador bancario (a veces también se le denomina agregador financiero) es el software que nos puede ayudar a realizar la conciliación, pero desde un punto de vista conceptual lo que hace es acceder todos los movimientos de los productos que tengamos contratados con la banca electrónica que agreguemos.

¿Cada cuanto se actualizan los movimientos?

Esta es una pregunta muy habitual; en el sistema bancario español, salvo raras excepciones los movimientos bancarios se actualizan por las noches. Por ello es normal no ver una transferencia hasta el siguiente día hábil.

¿Cómo funcionan los agregadores bancarios dentro del software de contabilidad?

Es muy sencillo (al menos debería serlo) pero debería llevar este proceso:

1. Identificarnos a través del software contable a nuestros bancos. Esto es algo que sólo habrá que hacer la primera vez, salvo circunstancias excepcionales de cada banco. Esta primera conexión no distará demasiado de una que hiciésemos mediante navegador web a la plataforma bancaria. Se nos pedirán unas contraseñas, además de la validación adicional que se nos pide en otras ocasiones, ya sea mediante tarjetas de claves o con mensaje SMS de confirmación identidad a nuestro móvil. Hay que tener en cuenta que esta será una tarea que solo haremos una vez.
2. Deberemos relacionar las cuentas de tesorería (de conciliación bancaria) del software contable con cada una de estas plataformas de banca electrónica. Este también es un proceso que sólo deberemos hacer una vez o si queremos añadir nuevas cuentas.
3. A partir de aquí podremos bajarnos cuando deseemos todos los movimientos e importarlos a la base de datos de contabilidad, a un fichero de extractos bancarios.

Hasta aquí hablamos de la importación pura y dura de movimientos. Pero no los relaciona aún con ninguna información preexistente. Vamos a ver lo que se refiere más concretamente ahora a la conciliación bancaria en si.

Métodos de conciliación bancaria automatizada

Existen una serie de métodos de conciliación bancaria automática que no son excluyentes unos de otros, es decir: podremos configurarlos a la vez para que el sistema funcione cada vez mejor.

Reglas

Este es un aspecto fundamental, ya que los sistemas de software contable permiten que vayamos elaborando una serie de reglas que nos permitan ir mejorando el proceso de conciliación. Así por ejemplo, si queremos que una operación bancaria que incluya la palabra “aval” nos la lleve a una subcuenta concreta y a la serie de tesorería, podremos crear una regla de conciliación. Y así con cualquier otro aspecto que deseemos.

Casación de facturas emitidas y recibidas

Otro método de conciliación bancaria, quizás el más potente, es el de casación de facturas. Mediante este procedimiento lo que han desarrollado los programadores informáticos es un sistema que al igual que si nosotros mismos lo hiciésemos va comparando una serie de datos de los movimientos bancarios con las facturas de ingreso o de gasto.

Así, los campos que revisará serán:

• El importe de los movimientos.
• La fecha en la que se han realizado.
• Descripción del proveedor con el concepto del movimiento.

Por supuesto, ningún proceso es perfecto 100%, en ocasiones nos encontraremos (ya seamos manualmente o el software ante procesos automáticos) con circunstancias más peliagudas, desde importes que no coinciden, fechas tardías a la hora de hacer pagos (o incluso por adelantado), ordenantes de operaciones que no son relacionables con los datos de nuestros clientes… Para ello la casación automática de facturas podrá otorgar una “puntuación” en cuanto a la fiabilidad con su casación. En algunos casos será evidente que el movimiento del banco coincide con una factura, pero en otros sólo tendrá indicios. En esos casos se suele utilizar un sistema de “banderas” o flags. Mediante el mismo se le notificará al usuario, normalmente en una pantalla especialmente pensada para ello, que determinados movimientos podrían ser relacionados con determinadas facturas pero esto sólo se introducirá en el sistema si el usuario confirma que en efecto es así.

Preguntas frecuentes acerca de la conciliación bancaria automatizada

Varios pagos agrupados en un solo movimiento

No es extraño que en ocasiones un sólo movimiento englobe el pago de varias facturas o vencimientos pendientes. En este caso tampoco debería haber mayor problema, el propio sistema deberá detectarlo en la mayoría de casos. Básicamente lo que hay que hacer es comparar los importes de los movimientos con el sumatorio de facturas pendientes.

¿Se tienen en cuenta los vencimientos?

Aquí estamos hablando en términos generales, en algunos programas contables es posible que no se llegue hasta esta profundidad, pero en líneas generales, no debería haber problema alguno si una factura presenta varios vencimientos. En ese caso los sistemas de casación automática deberán comparar los datos de los extractos bancarios con los vencimientos.

Comparativa de software con conciliación bancaria automatizada

Llegados a este punto conviene matizar que aquí sólo te mostramos sistemas contables con conciliación bancaria automática que realmente funcionan bien, no vamos a hablar de software que no nos haya parecido de buena calidad.

Nuestra recomendación: DiezERP y DiezBank

En nuestra experiencia, y de hecho es el software que utilizamos con nuestros clientes, nos decantamos sin lugar a dudas con el ERP de Diez Software (DiezERP se llama, aunque la funcionalidad de conciliación bancaria automática de manera individual se denomina DiezBank). Nos atendieron estupendamente cuando estuvimos probando alternativas, y nos decantamos por ellos por varias razones:

• El sistema de conciliación bancaria automática ya por sí solo funciona muy bien, con 10 minutos de configuración conseguimos ya unos porcentajes de apuntes conciliados muy buena. Y el ahorro de tiempo conseguido merecía y mucho la pena. En cuestión de un par de semanas, era extraño que algún apunte no apareciese conciliado por si solo y el hecho de que la mayoría de ellos lo estuviesen hacía que localizar el problema fuera casi inmediato de un vistazo.
• El tema de las reglas es muy personalizable: en cuanto le pillas el truco creas una regla en cuestión de 10 segundos y eso es increíble, ya que esa misma regla ya te será funcional para siempre con el ahorro en tiempo que eso supone a largo plazo.
• La validación dentro de los diferentes bancos es súper sencilla, nada que ver con nada que usáramos en su momento. En nuestra gestoría hemos lidiado con clientes a los que cada vez que había que validarse en su banco perdíamos literalmente media hora, entre localizarle, quedar con él para una hora en la que tuviese las tarjetas a mano… ¡Desesperante! Pero en este caso es conectar una vez y olvidarte de todo. Ya podrás trabajar indefinidamente.
• Coste: el precio por conectarse en cuentas bancarias suele tener un gran coste económico, un día nos contaron que las empresas de software contable que hacen lo mismo pagan (y muy caro) la posibilidad de enlazarse a los bancos, con unos costes para ellos más que considerables. Por ello, nosotras que tenemos muchos clientes el coste era prohibitivo. En este caso te regalan 5 conexiones bancarias gratis, que está genial para ver como funciona el sistema y para ahorrarte unos euros, y después venden paquetes de 50 conexiones por 75 € al mes, lo cual es bastante razonable, a nosotras nos compensa totalmente.
• Portal del asesor: tienen una opción estupenda, que es lo que llaman el portal del asesor, que no deja de ser un sistema en el que nosotras como asesoras tenemos una especie de usuario en una web, nosotros le damos acceso a nuestros propios clientes con códigos de usuario para ellos y serán ellos quienes entrando ahí pueden hacer algunas tareas interesantes, pero relacionado con lo que hablamos respecto a la conciliación bancaria permite que cada cliente se valide a sus bancos desde allí. De ese modo se simplifica enormemente la relación con los clientes de la asesoría. Para un despacho profesional esto ya es una mejora tremenda.

Os dejamos aquí un vídeo de cómo funciona, que una imagen vale más que mil palabras:

Además os pasamos el código de descuento o cupón que nosotras utilizamos (nos lo pasaron ellos mismos) y que nos ahorra un 10% del coste del ERP para siempre, que quieras que no es un buen dinero a medio plazo. ¡Pero que esto no parezca un publireportaje! Os dejamos justo debajo el link para registrarse y ya es cosa vuestra:

Otros programas con conciliación bancaria

Estos son otros programas que van bien también.

Holded

Holded se ha convertido en los últimos años en todo un referente del software de contabilidad por internet. En nuestro caso como somos despacho profesional buscábamos algo más pensado para asesorías. Al final no es lo mismo llevar la contabilidad de la empresa en la que trabajamos (inhouse) que hacerlo en una gestoría que lleva cientos de contabilidades. Lo probamos y nos gustó, la verdad, pero se nos quedaba un poquito corto. Aún así este programa admite conciliación automatizada.

Debitoor

Este software a través de navegador, está más pensado para pequeñas empresas y autónomos, así que si estás en esta situación Debitoor es muy buena opción. De esa parte en concreto vimos sólo un vídeo pero parece que la conciliación bancaria funcionaba de lujo.

Quipu

Algo similar a lo que hablábamos sobre Debitoor, es un software a través del navegador que se centra más en autónomos o pymes, que no es nuestro caso. Eso sí, a bonito no le gana ninguno, estéticamente es buenísimo.

Sage

En varios de sus productos las incluye. Tenemos experiencia trabajando en otras gestorías con Sage (no muy buena, la verdad, pero más por tema de precios y atención). La conciliación bancaria es de las primeras empresas de software que incluyó un “antecesor” de los actuales sistemas de conciliación automática. Cuando nosotras lo usamos, iba bien, la verdad. Es de suponer que lo habrán mejorado, con lo cual siempre Sage puede ser una opción a tener en cuenta.

Anfix

Otro de los gigantes del software de contabilidad por internet, a través de navegador. Sin lugar a dudas deberías probarlo, aunque nosotras en este caso no lo hemos visto funcionando, una compañera de una empresa cliente dice que va bien.

Software del sol

Los programas de Software DelSol también lo incluyen en sus características. Aunque en este caso sólo pudimos verlo en vídeo.

Conclusiones

Llegadas a este punto podemos resumirlas en dos:

• Si estás con la duda de contratar algún sistema de conciliación bancaria automática compatible con tu software… ¡Hazlo!. Es una herramienta increíble, y salvo igual alguna asesoría que esté empezando y tenga que ahorrar costes mucho, es totalmente rentable desde el minuto 0.
• A la hora de cambiar nosotras te recomendamos el de Diez Software, a nosotras nos va genial con ellos.

Y poco más. Si tenéis cualquier duda podéis escribirnos, estamos aquí para ayudaros, ya sea por tema de conciliación bancaria o cualquier otra.